POLÍTICA DE CALIDAD



Finart S.A.S empresa en crecimiento, tiene el firme compromiso de generar confiabilidad a sus clientes, a través de procesos de clase mundial y personal competente.



Objetivo
Establecer los lineamientos para el control del producto No Conforme, la programación y realización de auditorías, la implementación y seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, manejo interno de documentos, control de registros y documentos externos y la revisión del SGC por la Dirección, contribuyendo así al mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad de Finart S.A. S

Alcance
Esta Política aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de Finart S.A.S

Glosario
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. Se toma para prevenir que algo vuelva a ocurrir.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Se toma para prevenir que algo ocurra
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.
No Conformidad: No Cumplimiento de un requisito especificado.
SGC: Sigla que referencia Sistema de Gestión de Calidad.
Sistema de Gestión de Calidad: Estructura de la organización que genera acciones sistemáticas necesarias para generar la confianza suficiente en que el producto o servicio satisface determinadas condiciones de Calidad.

Políticas

AUDITORIAS


1. El Jefe de Ingeniería debe programar y planificar las auditorías a los procesos considerando el resultado de auditorías previas, cambios significativos en el SGC y el estado e importancia de los procesos. Además, asegurar la independencia del equipo auditor ante el proceso a auditar.
2. El auditado, auditor líder y equipo auditor deben seguir el procedimiento “Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad” PR.GC.06.15.01, en donde se establecen las responsabilidades y requisitos para planificar, ejecutar y documentar las auditorias.
3. Es responsabilidad del área de Gestión de Calidad conservar los registros de auditorías como: programas, planes y los informes finales, tanto de las auditorías internas como de las externas, igualmente los planes de acción generados para dar respuesta a las no conformidades y oportunidades de mejora encontradas y comunicando a los interesados los resultados obtenidos.

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS


1. Las acciones correctivas y preventivas son parte de las herramientas que dispone Finart S.A. para lograr la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, para lo cual debe darse cumplimiento a lo establecido en el procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” PR.GC.06.15.02.
2. La Jefatura de cada uno de los procesos de la compañía debe asegurarse que se identifican y ejecutan las acciones correctivas y preventivas requeridas para eliminar la causa de la no conformidad, además de asignar a los responsables para su realización y seguimiento.
3. Las acciones correctivas o preventivas que se tomen, deben orientar su magnitud, inversión y esfuerzo, de acuerdo al impacto, frecuencia y costo que genere la no conformidad real o potencial que se quiere evitar que se repita.
4. El tiempo límite para completar la investigación preliminar, establecer acciones correctivas y preventivas es de 10 días calendario. El no cumplimiento de este lineamiento debe ser documentado y notificado al área de gestión calidad, indicando las causales que generaron el incumplimiento del tiempo definido.

PRODUCTO NO CONFORME


1. El área de producción, almacén y calidad son responsables de la identificación del producto que se defina como no conforme, de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento de Producto No Conforme. Además de su ubicación en el área estipulada para prevenir su uso o entrega.
2. El área de producción debe tomar las acciones pertinentes para eliminar la no conformidad detectada en el producto, siguiendo lo definido en el documento “Tratamiento y Registros para Producto No Conforme” AN.GC.06.15.03.01. Posteriormente debe verificar que el producto se encuentra conforme registrando el resultado en los formatos estipulados en este anexo.
3. El área de producción y de calidad deben mantener los registros de las no conformidades detectadas y de las acciones implementadas para su corrección, según lo establecido en el procedimiento “Producto No Conforme” PR.GC.06.15.03.

DOCUMENTOS


1. Los procesos que tienen acceso al sistema de gestión documental (SGD), deben consultar sus documentos desde esta fuente. Para los procesos que no tengan acceso al SGD (proceso Make), se les proporcionara copia controlada para facilitar su consulta.
2. Los formatos que se encuentran en periodo de prueba, se identificaran, en la parte inferior izquierda del documento como “Formato en Prueba - fecha de inicio, fecha fin - cambio al cual está asociado”. El periodo de prueba preferiblemente no debe ser superior a dos meses.
3. Es responsabilidad del rol de aprobador en el SGD, dar chek de aprobación de la capacitación, únicamente cuando tenga la evidencia objetiva de la realización de la capacitación del documento (listas de asistencia a capacitación). entregar físico y enviar por correo la copia escaneada al Analista de Operaciones (Documental).
4. Es responsabilidad de los dueños de proceso revisar y actualizar periódicamente los documentos que soportan sus operaciones, con el fin de mantener actualizados los estándares de acuerdo a lo establecido en la política “Gestión Documental.” PO.GC.06.01
Nota: Cada 4 meses el área de Gestión de Calidad informara a los responsables de los procesos a través de correo el listado de documentos que deben ser objeto de revisión.
5. Es responsabilidad del rol de Revisor garantizar que los cambios de alto impacto se hallan efectuado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Control de Cambios” PR.GC.06.15.07, con el fin de garantizar el análisis de riesgos y las pruebas que soportan el cambio.

CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS EXTERNOS


1. El responsable de la matriz de control de registros y documentos externos de cada proceso debe mantener actualizada la información, garantizar que esta correcta y cumple con lo descrito en el procedimiento “Control de Registros y Documentos Externos” PR.GC.06.15.06, también debe mantener informado a su equipo de trabajo sobre la matriz.
2. Todos los colaboradores de la compañía Finart S.A.S tiene el compromiso de velar por el cumplimiento de los controles para los registros y documentos externos (identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición).

CONTROL DE CAMBIOS


1. Cualquier cambio requerido que impacte el sistema de gestión de calidad debe ser evaluado y aprobado por el Dueño de Proceso o Comité de Proyectos y comunicado a las partes interesadas, antes de su implementación, de acuerdo con el procedimiento “Control de Cambios” PR.GC.06.15.07.
2. Todo cambio que impacte el Sistema de Gestión de Calidad debe ser documentado, divulgado y capacitado a las partes interesadas, verificado y validado por el equipo implementador.
3. Los cambios en documentos estándar de operación que soportan los procesos, como políticas, procedimientos, instrucciones y demás se manejan siguiendo la Política “Gestión Documental” PO.GC.06.01.

INDICADORES DEL BSC

4. Todas las Jefaturas en el primer Trimestre del año deben establecer los objetivos de cada uno de sus procesos en donde se especifique el objetivo estratégico, meta, métrica, frecuencia, fuente de la información y enviarlo al Analista de Mejora Continua a través del formato establecido para tal fin.
5. Es responsabilidad de las Jefaturas de área mantener actualizadas las caracterizaciones de proceso anualmente de acuerdo a los objetivos definidos para el año, esta actualización debe realizarse a más tardar en el mes de marzo, garantizando su divulgación y publicación en el Sistema de Gestión Documental.
6. De acuerdo a la frecuencia establecida para cada indicador, las jefaturas serán las responsables de enviar la información actualizada al Analista de Mejora Continua los 10 primeros días del mes, para que este último actualice la información del Balanced Scorecard tanto en el tablero de gestión como en la información de entrada para el comité de Gerencia.
7. Siempre que se incumpla con los objetivos o la tendencia tenga un riesgo de incumplimiento de los indicadores del BSC el Analista de Mejora Continua será el responsable de generar el reporte de NC de acuerdo a lo establecido en el instructivo “Diligenciamiento del Tablero de Gestión Visual - Andon” IN.GC.06.15.001.
8. Las Jefaturas serán las responsables de generar los respectivos planes de acción correspondientes a los incumplimientos de los indicadores del BSC de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas” PR.GC.06.15.02.

Documentos de Referencia y Anexos

Procedimiento “Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad” PR.GC.06.15.01
Procedimiento “Producto No Conforme” PR.GC.06.15.03
Procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” PR.GC.06.15.02
Procedimiento “Control de Registros y Documentos Externos” PR.GC.06.15.06
Instructivo “Diligenciamiento del Tablero de Gestión Visual - Andon” IN.GC.06.15.001
Anexo “Tratamiento y Registros para Producto No Conforme” AN.GC.06.15.03.01
Procedimiento “Control de Cambios” PR.GC.06.15.07
Política “Gestión Documental” PO.GC.06.01
Norma NTC ISO9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos

Control de Cambios
Versión Fecha del Cambio Razón del Cambio
1 31/03/2014 Se incorpora los lineamientos internos para Documentos, Control de Registros y Documentos externos y Control de Cambios.
2 29/06/2016 Se incorporan los lineamientos para la definición de los indicadores estratégicos de la compañía.
Se incorporan lineamientos para la generación de planes de acción siempre que se incumplan los indicadores estratégicos.
Se actualiza la razón social de Finart.
En los lineamientos de Control de Registros y documentos Externos, se relaciona el procedimiento PR.GC.06.15.06 Procedimiento “Control de Registros y Documentos Externos (Finart S.A.)”
Se incorpora lineamientos para el manejo de los indicadores del BSC de la compañía.
Se incluye lineamiento en Control de Documentos en donde se establece que cada 18 meses los dueños de proceso deben realizar una revisión de los documentos y generar las actualizaciones correspondientes.
Se adiciona el lineamiento 5 de Control de documentos en donde se establece que el rol revisor de los documentos debe garantizar que los cambios de alto impacto se hallan efectuado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Control de Cambios” PR.GC.06.15.07
3 17/03/2017 Se actualizan los conceptos de acción correctiva y preventiva.
Se incorpora que los documentos se revisan y actualizan de acuerdo a lo indicado en la política PO.GC.06.01 Gestión Documental.